POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de la República de Colombia
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
2. Objetivo y Ámbito de Aplicación
El presente documento define los lineamientos y políticas que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y protección de la información personal gestionada por CELUWEB S.A.S., en especial a través de su software y aplicativo móvil Fuerza de Venta.
Esta política aplica a todos los titulares de información cuyos datos sean tratados con ocasión del uso de la aplicación, incluyendo colaboradores, fuerza de ventas, contratistas y clientes finales vinculados a los procesos comerciales.
3. Categorías de Datos Recolectados y Finalidades Específicas
En el marco de la operación de la aplicación Fuerza de Venta, CELUWEB S.A.S. recolecta y procesa datos conforme a las siguientes categorías:
| Categoría de Dato | Descripción del Dato | Finalidad del Tratamiento |
|---|---|---|
| Datos Personales Generales | Nombres, apellidos, identificación (cédula o NIT), número de teléfono, dirección, correo electrónico, razón social comercial y datos de facturación de clientes y usuarios. | Gestión comercial, emisión de pedidos, generación de facturas electrónicas, registro en bases de datos contables, servicio al cliente y soporte técnico. |
| Datos de Vendedores y Asesores | Identificación de usuario, credenciales de acceso, número de empleado, rutas comerciales asignadas, historial de ventas, cumplimiento de metas e informes de visitas en campo. | Monitoreo de la gestión comercial y laboral, auditoría operativa de visitas asignadas, control de productividad, cálculo de comisiones e indicadores de desempeño. |
| Fotografías y Registro Visual | Fotografías de fachadas de establecimientos comerciales, exhibición de productos, material POP, comprobantes de pago físicos, firmas en actas y soportes de entrega. | Verificación de visita efectiva al cliente, control de calidad, soporte probatorio de auditoría en la entrega de pedidos y visualización del estado de inventario o exhibiciones. |
| Geolocalización y Coordenadas GPS | Coordenadas geográficas (latitud, longitud), precisión de ubicación y trazado temporal de rutas mientras la aplicación se encuentre en turno operativo. | Validar la presencia física del vendedor en el punto de venta, optimización de rutas comerciales, asignación eficiente de clientes por proximidad y control de cumplimiento de ruta. |
| Almacenamiento Interno y Archivos Locales | Acceso al sistema de archivos local para generación y guardado de documentos PDF, catálogos sin conexión (offline) y caché de transacciones pendientes por sincronizar. | Permitir el funcionamiento continuo sin acceso a internet (modo offline), almacenar temporalmente transacciones previas a sincronización y posibilitar la compartición de comprobantes y catálogos en PDF por múltiples canales (WhatsApp, correo electrónico, Bluetooth). |
4. Permisos Solicitados por la Aplicación Móvil
Para la correcta operatividad de la solución Fuerza de Venta, el aplicativo requerirá los siguientes permisos en el sistema operativo del dispositivo móvil:
- Permiso de Ubicación (GPS): Para certificar las coordenadas de las visitas y pedidos generados. El usuario puede revocar este permiso desde los ajustes del sistema, entendiendo que podría limitar funcionalidades operativas de validación de visita.
- Permiso de Cámara y Acceso a Galería: Utilizado exclusivamente para la captura in situ de evidencias del proceso comercial y soportes documentales.
- Permiso de Almacenamiento / Gestión de Archivos: Requerido para leer, generar y almacenar temporal o permanentemente los recibos, cotizaciones y pedidos en formato PDF que el vendedor comparte con los clientes.
5. Generación y Distribución de Documentos PDF
El aplicativo Fuerza de Venta genera comprobantes, estados de cuenta, cotizaciones y pedidos en formato PDF. El titular y el asesor comercial quedan facultados para compartir dichos archivos a través de plataformas de terceros (como mensajería instantánea, correo electrónico u otras aplicaciones instaladas en el dispositivo), asumiendo la responsabilidad del canal externo empleado conforme a sus propias condiciones de privacidad.
6. Derechos de los Titulares (Derechos ARCO)
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CELUWEB S.A.S.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos.
- Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios constitucionales y legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Procedimiento para Consultas, Quejas y Reclamos
Cualquier consulta, petición de actualización, rectificación o reclamo para la supresión de datos podrá ser remitida al responsable de tratamiento de datos mediante los siguientes canales:
Oficina de Tratamiento y Privacidad de Datos
Responsable: Jorge Mauricio Santamaría
Correo electrónico: jorge.santamaria@celuweb.com
Dirección física: Carrera 14 No. 35-18, Armenia, Quindío, Colombia
Teléfono: +57 320 671 8302
Términos de respuesta: Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles; los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles conforme a la Ley 1581 de 2012.
8. Seguridad de la Información
CELUWEB S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los datos sincronizados son transmitidos mediante protocolos seguros de comunicación cifrada.
9. Vigencia y Modificaciones
La presente política rige a partir de su publicación y los datos se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades comerciales y contractuales, o según lo exijan las disposiciones legales tributarias y comerciales colombianas. Cualquier cambio sustancial será publicado en nuestro sitio web oficial https://www.celuweb.com/ .